Untuk pemerintah desa dan kelurahan
Warga mengajukan dari HP dan mengunggah berkas syarat. Perangkat desa memeriksa, menyetujui, lalu nomor surat terbit sendiri tanpa dobel. Surat tetap dicetak dan ditandatangani basah seperti biasa.
Pilih jenis surat, tulis keperluan, unggah foto KTP, KK, dan surat pengantar RT/RW. Daftar berkas syarat muncul per jenis surat, jadi tidak perlu bolak-balik ke kantor.
Warga datang langsung? Untuk SKTM, SKU, dan surat keterangan kematian, perangkat mengisikan datanya di kantor.
Buka pengajuan, lihat data pemohon dan berkas syaratnya. Setujui, atau tolak dengan catatan. Catatan wajib diisi, warga membacanya di riwayat pengajuan, memperbaiki berkas, lalu mengajukan lagi.
Begitu disetujui, nomor surat terbit mengikuti pola desa. PDF keluar dengan kop desa, dicetak, ditandatangani basah, dicap.
Surat yang selesai masuk arsip. Warga mengecek statusnya dengan nomor tiket.
Rekap layanan menampilkan berapa pengajuan masuk, berapa yang sudah terbit, berapa lama rata-rata prosesnya, dan mana yang melewati batas hari yang desa tetapkan. Surat masuk yang belum didisposisi juga terlihat. Tanda tangan tetap di tangan Anda: surat dicetak lalu ditandatangani basah.
Pengajuan warga masuk ke satu antrean, lengkap dengan berkas syaratnya. Kolom SLA menandai yang sudah melewati batas hari jenis suratnya. Anda periksa, setujui atau tolak dengan catatan, lalu cetak. Nomor mengikuti pola desa per jenis surat dan RT, misalnya 001/RT01/DS-TJY.
Daftar sekali, data Anda diperiksa perangkat desa. Setelah itu Anda bisa mengajukan surat dan mengunggah foto berkas syarat dari HP. Setiap perubahan status masuk ke notifikasi di aplikasi. Kalau ada yang kurang, catatan perangkat muncul di riwayat pengajuan. Perbaiki, lalu ajukan lagi.
Suratin dipakai jika desa Anda berlangganan. Ingin mengusulkannya ke desa?
Nomor dihitung per jenis surat, per RT, per tahun. Dua persetujuan di detik yang sama tetap mendapat nomor berurutan.
Kode desa, pola nomor, dan kop surat diatur sendiri di pengaturan.
Pengajuan belum bisa dikirim sebelum berkas wajib lengkap.
Perangkat menulis catatan saat mengembalikan pengajuan, warga membacanya di riwayat.
Akun warga diverifikasi perangkat desa sebelum bisa mengajukan surat.
Warga mencari pengajuannya dengan nomor tiket dan melihat setiap perubahan status.
Dusun, RW, RT, pejabat penandatangan, dan unit kerja tersimpan sebagai data induk desa.
Surat terbit, surat masuk, dan surat keluar bisa dicari lagi tanpa membuka lemari.
Admin desa mengatur teks kop, pembuka, isi, dan penutup untuk tiap jenis surat. Nama, NIK, alamat, dan nomor surat terisi sendiri. Sebelum dipakai, lihat hasilnya sebagai PDF. Versi lama tetap tersimpan.
Desa menetapkan batas hari untuk tiap jenis surat, misalnya 2 hari untuk surat pengantar kehilangan dan 7 hari untuk akta. Rekap layanan mendaftar pengajuan yang melewatinya, lengkap dengan status dan berapa hari terlambat.
Surat masuk dicatat dengan tanggal surat, tanggal terima, dan tanggal arsip, lalu didisposisi ke unit kerja dengan sifat dan catatan. Surat keluar diberi nomor, tujuan, dan diverifikasi penandatangan. Berkas surat rahasia hanya terbuka bagi unit tujuan.
Daftar jenis dan berkas syaratnya bisa diubah desa sendiri.
Pengajuan akta kelahiran
Surat keterangan lahir, KTP orang tua dan saksi, KK, buku nikah
Pengajuan akta kematian
Surat keterangan kematian, KTP almarhum dan saksi, KK
Pindah datang
SKPWNI, KTP, akta kelahiran, surat pengantar RT/RW
Pindah keluar
KTP, KK, alamat tujuan, surat pengantar RT/RW
Penggantian KK hilang
Surat kehilangan dari polisi, surat pengantar RT/RW
Surat pengantar kehilangan
Surat kehilangan dari polisi, surat pengantar RT/RW
Pengantar SKCK
Surat pengantar RT/RW, KTP, KK, pas foto
Surat keterangan umum
KTP, KK, surat pengantar RT/RW, keperluan
Surat keterangan menikah
KTP, KK, akta kelahiran, pas foto, buku nikah orang tua
Surat keterangan tidak mampu (SKTM)
Data diisikan perangkat desa di kantor
Surat keterangan usaha
Data diisikan perangkat desa di kantor
Surat keterangan kematian
Data diisikan perangkat desa di kantor
Tanda tangan elektronik bersertifikat (BSrE).
Surat dicetak dan ditandatangani basah.
Sambungan ke Dukcapil atau SIAK.
Data warga diisi warga sendiri dan diperiksa perangkat.
Pemberitahuan lewat WhatsApp atau email.
Warga melihat status di dalam aplikasi.
Aplikasi HP terpisah.
Suratin dibuka lewat peramban di HP.
Keuangan desa, APBDes, dan pembayaran retribusi.
Suratin dibuat CV Serpihan Tech Solution. Pertanyaan Anda dijawab tim yang membangunnya, lewat WhatsApp, bukan lewat pusat panggilan.
Teruskan halaman ini ke WhatsApp atasan Anda. Pesannya sudah tertulis dan memuat kontak kami, tinggal pilih penerimanya.
Nominal belum kami cantumkan di halaman ini. Kirim nama desa Anda lewat WhatsApp, kami jelaskan biayanya dan apa saja yang termasuk.
Belum. Suratin tidak memakai tanda tangan elektronik bersertifikat (BSrE atau penyelenggara lain). Surat dicetak dari PDF, ditandatangani basah oleh penandatangan, lalu dicap seperti biasa. Yang dikerjakan Suratin adalah alur sebelum dan sesudahnya: pengajuan, pemeriksaan, nomor, dan arsip.
Tidak. Data warga diisi warga sendiri saat mendaftar, lalu diperiksa perangkat desa dengan mencocokkan KTP dan KK yang diunggah. Untuk akta kelahiran, akta kematian, dan pindah, Suratin membantu desa mengumpulkan dan memeriksa berkasnya. Penerbitan dokumen kependudukan tetap di Dukcapil.
Untuk SKTM, surat keterangan usaha, dan surat keterangan kematian, perangkat mengisikan datanya langsung di kantor. Sembilan jenis surat lain diajukan warga lewat portal, dari HP sendiri atau HP keluarga. Kalau desa butuh jalur kantor untuk jenis lain, sampaikan saat demo.
Belum. Setiap perubahan status masuk ke notifikasi di aplikasi, dan warga melihat catatan perangkat di riwayat pengajuannya. Status juga bisa dicek dengan nomor tiket. Pengiriman lewat WhatsApp atau email belum aktif.
Berkas disimpan di luar folder yang bisa diakses publik dan hanya dibuka lewat aplikasi oleh pihak yang berhak. Jenis berkas diperiksa dari isinya, nama berkas dibuat ulang sistem, dan data tiap desa dipisah di tingkat basis data. Berkas syarat dihapus 2 tahun setelah surat selesai.
Bisa. Pola nomor, kode desa, dan kop diatur di pengaturan desa. Nomor dihitung per jenis surat dan per RT. Teks kop, pembuka, isi, dan penutup bisa disesuaikan per jenis surat, lalu dilihat dulu sebagai PDF sebelum dipakai.
Belum. Suratin produk baru. Demo memakai Desa Tirtajaya, desa karangan dengan data contoh, jadi Anda bisa mencoba seluruh alur tanpa menyentuh data warga sungguhan.
Suratin berlangganan per desa atau kelurahan, per tahun. Nominalnya belum kami cantumkan di sini. Kirim nama desa atau kelurahan Anda lewat WhatsApp, kami jelaskan biayanya dan apa saja yang termasuk.
Demo memakai Desa Tirtajaya, desa karangan berisi data contoh. Tidak ada data warga sungguhan.
